19 Янв Любителям вести учет в Excel
Некоторые предприниматели считают, что данные управленческого учета наличных платежей безопаснее хранить в Excel у бухгалтера на флешке, чем в базах 1С на сервере.
Это не только спорно с точки зрения защиты информации, но и затрудняет подготовку сводной отчетности – при сведение всех платежей (наличных и безналичных) нужно вручную обрабатывать данные из Excel.
У одного моего клиента данные в такой файл Excel отражались неформализованно – вся значимая информация произвольным образом заносилась в поле комментарии. Компания была не готова отражать платежи в отдельной базе 1С, хотя это было бы оптимально, учитывая, что бухгалтерский учет ведется именно в 1С.
В очередной раз столкнувшись с таким подходом, я решил улучшить эту таблицу, добавив справочники контрагентов и статей учета, повторяющие справочники 1С.
Создать сами справочники в Excel было легко. Труднее оказалось реализовать разметку платежей двухуровневым планом счетов, так, чтобы в одном столбце из раскрывающегося списка можно было выбирать крупную статью, например «Расчеты с акционерами», а подстатью выбирать только из соответствующих вариантов, скажем «Дивиденды» и «Взнос в капитал». Это элементарно реализуется в реляционных СУБД, но в Excel оказалось сделать сложнее.
Результатом стал Excel-файл – с его помощью можно вести учет движения денежных средств с использованием двухуровневого плана счетов, и не только наличных.